Spa Hotel Kasnäs
How BookVisit Helped Boost Sales and Streamline Operations
About Spa Hotel Kasnäs
Spa Hotel Kasnäs ligger idyllisk til i den finske skjærgården på Kimitoön, og er et reisemål som kombinerer naturskjønne omgivelser, velvære og gjestfrihet av høy klasse. Med en unik beliggenhet som byr på spektakulær hav-utsikt, velvære-opplevelser i fokus og et sterkt rykte for førsteklasses service, har Kasnäs etablert seg som et eksklusivt tilfluktssted for både fritids- og forretninggjester.
Grunnlagt av familien Liljeqvist har Kasnäs utviklet seg fra en liten familiebedrift til et veletablert reisemål. I dag tilbyr hotellet 41 rom, en restaurant med lokalinspirert mat, et luksuriøst spa med flere badstuer, egne konferansefasiliteter og en livlig gjestehavn som ønsker båtturister velkommen. Til tross for veksten er teamet fortsatt opptatt av å levere en personlig og førsteklasses opplevelse – noe som forutsetter sømløs og effektiv drift bak kulissene.
Etter hvert som gjestenes forventninger utviklet seg, hadde Kasnäs behov for et moderne bookingsystem som kunne holde tritt med deres varierte tilbud. Gjestene ønsket en enkel måte å booke på nettet, mens teamet søkte en løsning som kunne effektivisere driften, redusere manuelt arbeid og sikre en sømløs gjestereise – fra reservasjon til utsjekk.
Det var her BookVisit kom inn i bildet.
From Manual Management to a Seamless Digital Experience
Med BookVisit har Kasnäs forbedret opplevelsen for sine gjester ved å forenkle bookingprosessen. Nå kan gjestene bestille direkte på nettsiden – når det passer dem.<br>– Vi ønsket å skape en mer moderne og sømløs opplevelse der gjestene kan booke når som helst, uavhengig av våre åpningstider. Det gjør det enklere både for dem og for oss, forklarer Tanja Liljeqvist, hotellsjef ved Kasnäs.
Før Kasnäs tok i bruk BookVisit, ble alle bookinger håndtert manuelt – med bekreftelser skrevet for hånd. Resepsjonsteamet brukte store deler av dagen på telefon med gjester, noe som førte til lange samtaler og utfordringer med å yte god service til dem som allerede var på stedet.<br>– Én eneste telefonsamtale kunne vare i opptil 27 minutter, forteller Tanja Liljeqvist. – Vi trengte et system som kunne frigjøre tid og gjøre det mulig for oss å fokusere mer på den personlige servicen til våre gjester. Selv om mange av våre eldre gjester fortsatt foretrekker å ringe, ser vi en tydelig trend med økende online-bookinger – og vi tror dette bare vil vokse fremover.
Increased Sales and Improved Guest Service
Implementeringen av BookVisit har gitt betydelige resultater. En av de mest merkbare endringene er den kraftige økningen i salget av gavekort, som nå håndteres enkelt gjennom systemet.
– Tidligere solgte vi gavekort manuelt, noe som krevde mye administrasjon, forklarer Tanja. – Nå kan kundene enkelt kjøpe opplevelser som gaver på nett. Det er utrolig hvor mye dette har vokst, og vi kan fremheve det i bestemte perioder av året, som rundt farsdag og jul.
Spa Hotel Kasnäs har blitt et populært reisemål for firmasamlinger og bedriftsarrangementer. Bedrifter, foreninger og større grupper velger jevnlig resorten for sine møter og opphold. Mens sommermånedene primært er rettet mot fritidsreisende, forklarer Tanja<br>– Konferansene foregår hovedsakelig i mai og juni, samt i august og september, når virksomheter enten er i ferd med å ta ferie eller kommer tilbake og begynner å planlegge og evaluere sine aktiviteter.<br>Hun understreker at fasilitetene egner seg like godt til strategimøter som til teambuilding og sosiale samlinger.
Samtidig har velværeopphold blitt stadig mer populære, med flere familier og grupper som søker seg til naturen for ro og avkobling.<br>– Vi har mange familier som kommer hit for å slappe av en helg, nyte spaet og spise godt sammen. Vi har også grupper som bestiller badstueopplevelser og måltider hos oss, forteller de.<br>Enten det er en tur for hele familien, en spesiell anledning eller en helgeutflukt, tilbyr Kasnäs en opplevelse som kombinerer avslapning, førsteklasses mat og den unike roen i den finske skjærgården.
Integration with VisBook and the Visit Group family
Kasnäs benytter også VisBook for drift av hotell og restaurant. Dette har effektivisert arbeidsflyten for de ansatte ved å automatisere en rekke administrative oppgaver.<br>– Det er nå mye enklere å overføre bestillinger fra kassasystemet i restauranten til hotellsystemet, forklarer de.
VisBook har også bidratt til at Kasnäs kan kommunisere mer effektivt med gjestene sine.<br>– Tidligere skrev vi bekreftelses-e-poster manuelt, forklarer Tanja. – Nå genererer VisBook profesjonelle bekreftelser automatisk, noe som reduserer feil og sparer oss for verdifull tid.
Spa Hotel Kasnäs har hatt stor nytte av å være en del av Visit Groups økosystem, og drar fordel av nettverket, arrangementene og de integrerte løsningene. Et av høydepunktene for teamet var deltakelsen på Visit Summit, hvor de hentet verdifulle innsikter fra andre virksomheter som bruker BookVisit og VisBook.
– Visit Summit var en fantastisk opplevelse. Jeg visste ikke hvor verdifullt det kom til å være før jeg faktisk deltok, forteller Tanja.<br>– Jeg var der sammen med kollegaen min Inke, og det var utrolig inspirerende å møte andre som bruker det samme systemet – å høre hva som fungerer, hvilke utfordringer som finnes, og hvordan andre bruker løsningene. Man innser at det er funksjoner man kanskje ikke engang har tatt i bruk ennå.
I tillegg til å lære av andre brukere, satte Kasnäs stor pris på muligheten til å møte teamet bak Visit Group.<br>– Det var flott å treffe folkene fra VisBook, blant annet Arne, og vi deltok også på et kurs med Sara – som var veldig bra. Hele teamet er effektive, kundeorienterte og virkelig opptatt av å ta godt vare på kundene sine, forteller Tanja.
Future Plans
Med blikket rettet fremover ønsker Kasnäs å nå ut til et bredere internasjonalt publikum.<br>– I dag er 95 % av våre gjester fra Finland. Vi ønsker å tiltrekke oss flere besøkende fra Sverige, Tyskland og andre markeder. En sømløs online-booking opplevelse er helt avgjørende for denne veksten, sier Tanja.
Spa Hotel Kasnäs har omfavnet den digitale utviklingen – samtidig som de har bevart sitt personlige preg som en familiedrevet virksomhet. Gjennom integrasjonen av BookVisit og VisBook har de effektivisert driften, styrket gjesteopplevelsen og lagt grunnlaget for videre vekst – alt uten å gå på kompromiss med sin visjon om å tilby et varmt og innbydende reisemål i den finske skjærgården.
