Spahotel Kasnäs
Mutkaton Varaaminen ja Entistä Parempi Asiakaskokemus BookVisitin Avulla
Tietoa Spahotel Kasnäs
Upeassa Kemiönsaaren saaristossa sijaitseva Spahotel Kasnäs yhdistää luonnonkauneuden, rentoutumisen ja korkealaatuisen vieraanvaraisuuden. Sen ainutlaatuinen sijainti tarjoaa henkeäsalpaavat merinäkymät. Hyvinvointiin keskittyvät elämykset ja tunnettu ensiluokkainen palvelu ovat tehneet Kasnäsista suositun kohteen niin vapaa-ajan kuin työmatkailijoille.
Liljeqvistin perheen perustama Kasnäs on kasvanut pienestä perheyrityksestä vakiintuneeksi matkakohteeksi. Nykyään se tarjoaa 41 hotellihuonetta, paikallisia makuja tarjoavan ravintolan, ylellisen kylpylän useilla saunoilla, nykyaikaiset kokoustilat sekä vilkkaan vierasvenesataman, joka toivottaa veneilijät tervetulleiksi. Kasvusta huolimatta tiimi on sitoutunut tarjoamaan henkilökohtaisen ja korkealaatuisen asiakaskokemuksen – mikä edellyttää sujuvia ja tehokkaita taustaprosesseja.
Asiakaskokemusten ja odotusten kehittyessä Kasnäs tarvitsi modernin varausjärjestelmän, joka pystyi vastaamaan sen monipuolisiin palveluihin. Asiakkaat toivoivat helpon tavan tehdä varauksia verkossa, ja tiimi puolestaan kaipasi ratkaisua, joka tehostaisi toimintaa, vähentäisi manuaalista työkuormaa ja varmistaisi sujuvan asiakaspolun varauksesta lähtöön saakka.
Tässä vaiheessa BookVisit astui mukaan kokonaisuuteen.
Manuaalisesta Hallinnasta Sujuvaan Digitaaliseen Kokemukseen
BookVisitin avulla Kasnäs on parantanut asiakaskokemusta sujuvoittamalla varausprosessia. Nyt asiakkaat voivat tehdä varauksia suoraan verkkosivustolla itselleen sopivana ajankohtana. "Halusimme luoda modernimman ja sujuvamman kokemuksen, jossa asiakkaat voivat varata milloin tahansa toimistoaikojen rajoittamatta – tämä helpottaa sekä asiakkaita että meitä," kertoo hotellipäällikkö Tanja Liljeqvist.
Ennen BookVisitin käyttöönottoa Kasnäs hoiti varaukset manuaalisesti ja kirjoitti varausvahvistukset käsin. Vastaanoton tiimi käsitteli päivittäin suuren määrän asiakaspuheluita, mikä johti pitkiin puheluaikoihin ja haasteisiin palvella paikan päällä olevia asiakkaita. "Yksittäinen puhelu saattoi kestää jopa 27 minuuttia," Tanja kertoo. "Tarvitsimme järjestelmän, joka vapauttaisi aikaa ja antaisi meille mahdollisuuden keskittyä enemmän henkilökohtaiseen palveluun. Vaikka monet iäkkäämmät asiakkaamme suosivat yhä soittamista, verkkovarausten määrä on jatkuvassa kasvussa, ja uskomme tämän kehityksen jatkuvan tulevaisuudessa."
Kasvanut Myynti ja Entistä Sujuvampi Asiakaspalvelu
BookVisitin käyttöönotto on tuottanut merkittäviä tuloksia. Yksi näkyvimmistä muutoksista on lahjakorttimyynnin huomattava kasvu, sillä ne hallitaan nyt vaivattomasti järjestelmän kautta.
"Aiemmin myimme lahjakortteja manuaalisesti, mikä vaati paljon hallinnollista työtä. Nyt asiakkaat voivat helposti ostaa elämyksiä lahjaksi verkossa," Tanja kertoo. "On uskomatonta, kuinka paljon myynti on kasvanut, ja voimme korostaa lahjakortteja tiettyinä vuodenaikoina, kuten isänpäivän ja joulun aikaan."
Spahotel Kasnäs on vakiinnuttanut asemansa suosittuna kohteena yritysten ja ryhmien tapaamisille, ja monet yritykset, yhdistykset sekä suuret ryhmät valitsevat sen kokoontumispaikakseen. Kesäkausi painottuu vapaa-ajan matkailijoihin, mutta "konferenssit sijoittuvat pääasiassa touko-kesäkuulle sekä elo-syyskuulle, kun yritykset ovat joko lähdössä lomille tai palaamassa niiltä ja alkavat suunnitella sekä arvioida toimintaansa," Tanja selittää. Kasnäsin kokoustilat palvelevat sekä strategisia tapaamisia että tiimien virkistysretkiä.
Samanaikaisesti hyvinvointiin keskittyvät lomat ovat kasvattaneet suosiotaan, ja yhä useammat perheet ja ryhmät etsivät rentouttavaa luontokohdetta. "Meillä käy paljon perheitä, jotka tulevat tänne viettämään viikonloppua, nauttimaan kylpylästä ja ruokailemaan yhdessä. Lisäksi meillä on ryhmiä, jotka varaavat saunaelämyksiä ja yhteisiä illallisia," he kertovat. Olipa kyseessä koko perheen matka, erityinen juhlapäivä tai viikonlopun irtiotto, Kasnäs tarjoaa elämyksen, jossa yhdistyvät rentoutuminen, herkullinen ruoka ja Suomen saariston rauha.
Integraatio VisBookiin ja Visit Group -ekosysteemiin
Kasnäs käyttää VisBookia hotellin ja ravintolan operatiiviseen hallintaan, mikä on sujuvoittanut henkilökunnan työskentelyä automatisoimalla useita hallinnollisia tehtäviä. "Nyt tilausten siirtäminen ravintolan myyntipisteestä hotellijärjestelmään on paljon helpompaa," Tanja kertoo.
Lisäksi VisBook on parantanut automaattista asiakasviestintää. "Aiemmin kirjoitimme varausvahvistukset käsin," Tanja selittää. "Nyt VisBook luo ammattimaiset vahvistukset hetkessä, mikä vähentää virheitä ja säästää arvokasta aikaa."
Spahotel Kasnäs on löytänyt suuren arvon ollessaan osa Visit Group -ekosysteemiä, hyödyntäen sen verkostoa, tapahtumia ja integroituja ratkaisuja. Yksi tiimin tärkeimmistä kokemuksista oli Visit Summit, jossa he saivat arvokkaita näkemyksiä muilta yrityksiltä, jotka käyttävät BookVisitia ja VisBookia.
"Visit Summit oli upea kokemus – en edes ymmärtänyt sen arvoa ennen kuin osallistuin. Olin siellä yhdessä kollegani Inken kanssa, ja oli mahtavaa tavata muita käyttäjiä, oppia siitä, mikä toimii hyvin, millaisia haasteita on ja miten muut hyödyntävät järjestelmää. Tajuaa, että on monia asioita, joita emme ehkä vielä edes käytä täysimääräisesti," Tanja kertoo.
Kasnäsille oli arvokasta paitsi oppia muilta käyttäjiltä, myös saada suoraa kontaktia Visit Groupin tiimiin. "Oli hienoa tavata VisBookin väkeä, kuten Arne, ja lisäksi meillä oli kurssi Saran kanssa, joka oli todella hyödyllinen. Koko tiimi on erittäin tehokas, asiakaslähtöinen ja pitää huolta asiakkaistaan," he kertovat.
Tulevaisuuden Suunnitelmat
Tulevaisuudessa Kasnäs haluaa laajentaa tavoittavuuttaan kansainvälisille matkailijoille. "Tällä hetkellä 95 % vieraistamme on kotimaisia. Haluamme houkutella enemmän vierailijoita Ruotsista, Saksasta ja muista maista. Saumaton varausjärjestelmä on avainasemassa tämän kasvun tukemisessa," Tanja kertoo.
Spahotel Kasnäs on omaksunut digitaalisen kehityksen säilyttäen samalla henkilökohtaisen ja perheomisteisen tunnelmansa. Integroimalla BookVisitin ja VisBookin he ovat sujuvoittaneet toimintojaan, parantaneet asiakaskokemusta ja luoneet vahvan pohjan tulevalle kasvulle – pysyen samalla uskollisina visiolleen tarjota lämminhenkinen ja vieraanvarainen kohde Suomen saaristossa.
