Kokkedal Slot
Moderne løsninger med bevarelse af gæsteoplevelsen
Om Kokkedal Slot
Blot 30 minutter nord for København giver Kokkedal Slot gæsterne mulighed for at overnatte på et slot fra 1700-tallet omgivet af parkanlæg og kystlandskaber. Slottet blev oprindeligt opført i 1746 som sommerresidens og er siden blevet omdannet til et moderne luksushotel med omkring 60 værelser, spafaciliteter, restaurant og mødelokaler. Selvom omgivelserne er historiske, er hotellets strategi det langt fra.
I de seneste år har hoteldirektør Kasper Heebøll Harboe og hans team fokuseret på at modernisere driften og digitalisere gæsternes rejse – alt sammen uden at miste den personlige service, der kendetegner stedet.
”At have værelse-, spa- og bordreservationer i det samme system er virkelig vigtigt for os. Det strømliner driften og gør det meget nemmere for teamet at håndtere gæstens rejse fra start til slut.
Kasper Heebøll HarboeHoteldirektør
En moderniseringshistorie
Kokkedal Slot har i de seneste år opgraderet systemer og arbejdsgange for at reducere manuelt arbejde og skabe en mere smidig gæsteoplevelse. Ifølge Kasper er moderniseringen først nu ved at nå sin afsluttende fase, men "vi kan allerede se, hvordan processen hjælper os med at skabe mere værdi for vores gæster."
En af de største effekter har været operationel. Ved at automatisere processer og forbinde systemer har teamet frigjort tid til at fokusere på det, der betyder mest: kontakten med gæsterne. En del af det, der har gjort dette muligt, er teamets beslutning om at implementere VISIT-platformen – særligt VisBook som deres PMS og BookVisit som bookingmotor og channel manager.
Integrerede systemer
Kasper fremhæver, hvordan BookVisit og dets integration med VisBook reducerer manuelt arbejde og forbedrer nøjagtigheden markant, og bemærker, at "det har næsten elimineret vores manuelle fejl – for eksempel når et værelse afbestilles, men en bordreservation eller behandling ikke bliver det, hvilket efterlader os med optaget kapacitet men ingen gæst."
Han tilføjer, at gæsterne også selv kan interagere med deres bookinger: "En ekstra fordel er, at gæsterne selv kan tilføje til deres reservation, både før og under opholdet."
”Teamet er i stand til at skabe mere tid til det vigtige – den personlige kontakt, når det er nødvendigt. Og vi modtager mere og mere positiv feedback fra gæster om, hvor nemt og effektivt det er at interagere med os.
Kasper Heebøll HarboeHoteldirektør
Et kulturskifte
Over tid er reduktionen af manuelt arbejde blevet mere end blot et teknisk projekt – det er blevet en del af kulturen.
"I løbet af de sidste seks år har vi arbejdet systematisk på at reducere manuelle processer. Vi er nu nået til et punkt, hvor det ikke længere blot er en strategisk beslutning – det er en del af vores tankegang. Når vi støder på manuelle processer, sætter organisationen automatisk spørgsmålstegn ved dem og arbejder på at ændre arbejdsgangen frem for blot at acceptere den."
Resultatet er et team, der bruger mere tid med gæsterne og mindre tid bag skærme – noget der afspejles både i gæsternes feedback og medarbejdernes motivation.
Direkte bookinger driver vækst
Mens mange hoteller stadig er stærkt afhængige af tredjepartsplatforme, har Kokkedal Slot støt styrket sine egne kanaler. Et af de områder, hvor forandringen er tydeligst, er væksten i direkte bookinger takket være BookVisit.
”Vi vokser fortsat markant mere gennem vores egne kanaler end gennem tredjeparter. Det betyder ikke, at vi er fuldstændig uafhængige af dem, men vi er i stand til at bruge dem langt mere strategisk frem for som grundlag for overlevelse.
Kasper Heebøll HarboeHoteldirektør
Tallene bekræfter dette skifte. I løbet af de seneste seks måneder har hotellet oplevet en stigning på 18% i bookinger samlet set, mens den gennemsnitlige værelsespris er steget med 5%.
Den mest markante forskel ligger i distributionskanalerne. "Væksten på tredjepartskanaler har fulgt status quo," forklarer Kasper, "mens omsætningen gennem vores egne kanaler er steget med 39%."
Pakker og tilvalg åbner for ny omsætning
Ud over selve værelsesbookingerne har Kokkedal Slot også fokuseret på at øge omsætningen gennem pakker og ekstra oplevelser. Her har resultaterne været særligt stærke.
Hotellet har registreret en stigning på 68% i pakkesalg og en stigning på 80% i køb af tilvalg i løbet af de seneste 6 måneder. "For pakker er det særligt stærkt, fordi vi allerede havde god vækst på det område," siger Kasper. "Tilvalg vokser fra et mindre udgangspunkt, så der er stadig et stort potentiale forude."
”At have alt i VisBook har bestemt hjulpet os med at øge mersalg og pakkesalg. Det er meget nemmere at promovere kombinerede tilbud som overnatning plus spa eller spisning, når alle reservationer håndteres ét sted.
Kasper Heebøll HarboeHoteldirektør
Kasper fremhæver også, at gæsterne nyder godt af bekvemmeligheden, mens teamet internt bedre kan styre tilgængeligheden: "Vi kan oprette en kapacitetsgrænse på pakker, så vi ikke risikerer at sælge alt til det laveste tilbud." Dette potentiale er særligt vigtigt, efterhånden som hotellet når kapacitetsgrænsen i flere perioder i løbet af året.
"Vi ser stærk vækst i overnatninger, pakker og arrangementer. Men vi har et enormt potentiale i mersalg og ekstra services," forklarer han. "I mange perioder er vores kapacitet allerede fuldt udnyttet, så næste skridt er at generere mere omsætning fra de gæster, vi allerede har, frem for udelukkende at tiltrække nye."
Teknologi der understøtter gæsteservice
Kasper understreger vigtigheden af at arbejde inden for Visit-platformen: "At bruge løsninger fra samme udbyder styrker integrationen og gør hele systemet mere sammenhængende. Det er nemmere at få support, og produkterne er designet til at fungere godt sammen." Han bemærker, at et enkelt kontaktpunkt forbedrer både drift og udvikling, og at det giver "en bedre chance for at få de forbedringer, vi har brug for."
For Kasper er teknologi dog ikke målet i sig selv – det er et redskab til at styrke gæsteservicen. Ved at automatisere rutineopgaver og forbedre den digitale gæsteoplevelse kan teamet på Kokkedal Slot fokusere mere på det, der virkelig definerer oplevelsen: den personlige service. Og som de seneste tal viser, betaler den balance mellem tradition og modernisering sig allerede.
